Krijgt uw onderneming dagelijks stapels met post en heeft u het gevoel dat het veel te lang duurt voordat de post bij de juiste personen terecht komt, áls het al bij de juiste personen terecht komt? Dan is er nu de module Inkomend Postregister (IPR) van Elvy! Het is een intelligente oplossing die de stroom van uw inkomende post digitaal door uw organisatie in goede banen leidt. Daarnaast zorgt het er ook voor dat de post digitaal wordt opgeslagen bij de juiste relatie.
Het komt u ongetwijfeld bekend voor. Er komt post binnen. En niet één poststuk, maar een hele berg tegelijkertijd. In veel gevallen gaat de post niet meteen naar de medewerker of de afdeling waar de post voor bedoeld is. Naar wie moet de post inzake de gemeente? Wie heeft het beheer over de verzekeringspapieren? Behandeling van de post laat daardoor vaak lang op zich wachten. In veel gevallen raakt er post zoek en zal de juiste medewerker het poststuk dus nooit ontvangen. Met Elvy IPR is dit verleden tijd en is het gehele proces heel inzichtelijk.
Wat doet Elvy IPR precies?
- Alle post die binnenkomt wordt met Elvy Document Scanning gescand en geregistreerd.
- Elvy Document Scanning zorgt er vervolgens voor dat, door de Automatische Herkenning, het poststuk aan de juiste relatie wordt gekoppeld in bijv. Exact Synergy.
- Het poststuk gaat vervolgens digitaal door naar de medewerkers die het poststuk moeten behandelen.
- Medewerkers zijn vervolgens in de gelegenheid het poststuk te controleren en desgewenst met één druk op de knop te fiatteren, waarna het volledig automatisch doorgezet kan worden naar de volgende afdeling.
Maar dat is nog niet alles!
Het gemak van het Inkomend Postregister van Elvy gaat nog verder. Zo werkt de applicatie nauw samen met Elvy Document Scanning, dat documenten zoals inkoop- en verkoopfacturen, post, contracten enz. digitaliseert. Daarmee vergroot u de efficiency van Elvy IPR nog eens fors: post wordt nu ook gemakkelijk doorzoekbaar en terug te vinden. Om post te onderbouwen, is het daarnaast mogelijk andere (financiële) documenten toe te voegen. Zo weten beslissingsbevoegde managers altijd waar zij over praten.
Zoveel voordelen in één pakket?
- Alle post is digitaal opgeslagen bij de juiste relatie, op deze manier is het gemakkelijk terug te vinden.
- Het is in één oogopslag duidelijk wie welke post heeft ontvangen en beoordeeld.
- Duurt het afhandelen te lang? U kunt managers toewijzen die de medewerkers monitoren.
- Door de OCR wordt de post volledig doorzoekbaar. Zo kunt u naderhand op één enkel zoekwoord de post terugvinden.
Gemakkelijk werken met Elvy IPR
Elvy IPR verhoogt de efficiency van uw postafhandeling. Zonder dat medewerkers worden lastiggevallen met post die niet voor hen bestemd is. Het programma is vriendelijk in gebruik en ook overal te gebruiken. Elvy IPR is een webbased applicatie, dus beschikbaar voor elke computer, smartphone en tablet-pc met internetaansluiting. Bovendien kunt u gevoelige post binnen uw bedrijf eenvoudig afschermen.
Kenmerken
- Beschikbaar voor Accountview, Exact Globe, Unit4 en iMuis.
- Onbeperkt aantal gebruikers.
- Poststromen eenvoudig en flexibel aan te leggen.
- U bepaalt zelf of post gefiatteerd moet worden.
- Alle post wordt automatisch digitaal opgeslagen per relatie.
- Post is eenvoudig terug te vinden en raakt nooit meer zoek.
- U kunt Elvy IPR gebruiken op uw tablet-pc zoals de Apple iPad en Samsung Tab.
- Elvy IPR werkt samen met Elvy Kostenbeheersing en Verplichtingen.
- Elvy IPR werkt met elke internet browser.
Meer informatie?
Vraag dan meteen om een verhelderende demonstratie (0181-3201550). Dan ziet u zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Vraag dan nu de demo versie aan!