Elvy Documentscanning

Elvy is een slim en betaalbaar softwarepakket, dat uw inkomende documentstroom digitaliseert en automatiseert.
Met andere woorden: het zorgt ervoor dat gescande documenten op de juiste plek in de juiste database terechtkomen.
Een mooi voorbeeld: Elvy herkent facturen, boekt ze automatisch in en archiveert ze bijvoorbeeld in uw financiële pakket.

 

Elvy is eenvoudig te installeren, is apparaatonafhankelijk en communiceert probleemloos
met softwarepakketten als AccountView, Exact Synergy, Exact Globe, Exact Online, King, Unit4 en iMuis.

 

Eigenlijk zou je kunnen zeggen dat u met Elvy een extra medewerkster in huis haalt.
Een medewerkster die altijd beschikbaar is en op vriendelijke, efficiënte en betrouwbare wijze
ervoor zorgt dat u uw documenten gemakkelijk en snel kunt terugvinden!

Document Scanning 1

  • Facturen komen binnen (papier of digitaal (pdf))
  • Facturen worden naar het netwerk gescand
  • Elvy “leest” de facturen en matcht de gegevens met de gegevens in de financiële administratie
  • Elvy creëert een boekingsvoorstel
  • Elvy boekt, na goedkeuring, het voorstel en koppelt de factuur aan de boeking

 

Inkomend factuurregister 1

  • Facturen worden door Elvy DS gescand en ingeboekt
  • Elvy blokkeert de betaling en start de fiattering in Elvy Web
  • Alle fiatteurs keuren op hun beurt af of goed
  • Op / aanmerkingen kunnen worden toegevoegd
  • Als de fiatteringstroom is afgerond wordt de factuur vrijgegeven voor betaling

Inkomend Postregister 1

  • Inkomende post wordt door Elvy DS gescand en geregistreerd
  • Elvy koppelt het poststuk d.m.v. Automatische Herkenning aan de juiste relatie
  • Het poststuk wordt digitaal verzonden aan de betrokken medewerkers
  • Het poststuk kan desgewenst gefiatteerd worden
  • Elvy bezorgt de post bij de juiste medewerkers en zorgt dat er nooit iets zoek raakt

Onkosten declaratie 1

  • Een medewerker scant een bonnetje in
  • Vervolgens dient de medewerker zijn declaratie digitaal in
  • De manager keurt de declaratie digitaal goed of af
  • De administratie krijgt automatisch bericht dat de declaratie kan worden uitbetaald

Kostenbeheersing & Verplichtingen 1

  • Elvy K&V laat u bedrijfsbudgetten eenvoudig registreren
  • Medewerkers kunnen een aanvraag of bestelling indienen
  • Na fiat wordt beslag gelegd op een deel van het budget
  • Offertes e.d. worden door de medewerkers aangevraagd
  • Na goedkeuring worden de aanvragen/bestellingen omgezet in verplichtingen
  • Nota’s kunnen, ter goedkeuring, tegen de verplichting aangehouden worden
  • U weet d.m.v. de centrale registratie direct welke verplichtingen uw onderneming is aangegaan
  • Uw onderneming besteld of investeert niets zonder fiat van u of één van de verantwoordelijke managers

G-Rekening 1

  • U beschermt zich tegen wanbetalingen van loonheffingen zoals vermeld in de Wet Ketenaansprakelijkheid.
  • Splits uw facturen van tevoren naar uw G-Rekening
  • Geef welk gedeelte van de factuur dient te worden betaald op een G-rekening.
  • Mogelijkheid om een inkoopfactuur uit te splitsen over vijf verschillende G-rekeningen.